【HC3i独家翻译】医疗诊所实行电子化或升级系统时，对电子病历进行医疗数据转换是一个非常重要的问题。所有转换过程不是一成不变的，因为医疗诊所可能需要两种截然不同的转换。
如果你正处在手动办公向电子化办公转换过程中，病历仍然记在纸上;或者由一种电子病历升级到另一种电子病历时从纸质表单上叠加数字时间管理系统后升级到综合电子病历/电子健康档案。
这两种截然不同的环境需要不同的战略和工具，才能把数据转移到满负荷的电子病历中。
纸质办公环境“变身”电子病历
如果目前您目前正处在纸质办公环境，您有以下选择：
· 抓取数据库和图表为所有患者创建新的病历，将纸质病历扫描为图像文件以保留原始病历。这些扫描文件将被保留在电子病历中，但是将来并不会提供个人检索数据字段。
· 进行手工转换时，要在上门访问前开展工作，让办公室人员对每个患者进行录入工作，此项工作应在上门访问前一两周进行。
虽然手工转换这个工作非常单调乏味，耗费较长时间，但是可以借此机会整理全部文件，清除不再就诊或已经搬家的患者病历。在此过程中，还可以建立新的病历，而无需体验因为使用不同架构导入数据带来的压力。
由纸质病历向图像数据转换有很多好处，不用考虑整合新数据库与不匹配的病历信息。输入旧信息时可能会被锁定或者需要手动设置不同的标准和关系，使这些信息很难与电子数据正确匹配。
例如，纸质儿科医生办公系统的图表可能以家族为单位进行管理，而不是以个人为单位管理。在新的数据库中这些图表的分类可能又会有所不同，因为在新数据库中病人分类的主要依据是他们的社会保险号(Social Security Number，SSN)。
基于图像格式的文件有以下缺点：将原有数据保存为PDF文件后，个人数据将无法电子化，并无法纳入到诊所的统计中。而想要查询这些文件进而获得信息报告则是难上加难，甚至根本无法实现。如果你想知道病人五年前是否接收过某种疫苗注射，可能还是需要手动查找这些PDF文件，而不是查找“预分类”。
从初级信息系统升级到电子病历
将一种电子病历升级为另一种电子病历，或者把实践管理系统升级为综合电子病历时，如果实践管理记录已经实现了电子化，那么你应该为升级做以下准备工作：
1、老系统与新系统的电子集成：一些医院认为他们已经有满意的全数字实践管理系统，他们只要购买的基于表格和患者信息的电子病历能与已安装的实践管理系统有机结合，即可让原来的实践管理系统继续处理医疗账单、安排预约等工作。但是，这种转变一般进行地并不顺畅，因为有了全面集成的电子病历，适用于临床图表的文件和表单就是那些用于医疗账单/管理功能的文件和表单。一旦引进了独立的系统，即使电子病历和实践管理系统之间的结合堪称完美，也不能得到同样的无缝服务。用这种方式整合系统需要建立沟通桥梁，改变框架格式，重新考虑数据的架构方式。这种整合并不像说得那么容易。
2、从零开始建电子病历：如果你决定从零开始建电子病历，并把原来的数据加入到电子版本中，可以采取两次方式：自动数据转换和手动数据转换。
自动数据转换是什么意思呢?(如果电子病历是标准版本的话，就会有适合电子病历的模板可供选用)通过模板可以实现数据库查询、数据提取、数据格式化，然后把数据输入到新电子病历的实践管理系统中。如果电子病历非常陈旧，这样的脚本也许不可用。如果你能和信誉优良的电子病历公司打交道的话，他们可以帮助你来完成这项工作。如果计划让电子病历厂家来执行转换工作，就要在工作开始前处理好付款和实施计划的细节问题，而不是要求医院信息中心的技术人员提取或运行脚本。
如果你觉得这样做很复杂，不愿意在昂贵的电脑系统上尝试新的事物，那么就可以求助于咨询公司，或者专门的电子病历咨询公司的相关部门，他们将愿意为您的系统解决提取、上传事务并进行质量评价。
以下是咨询者将为您提供的服务(以及服务根据功能进行分类的方式)：
·电子病历数据转换：
·财务数据转换
·系统整合
·数据挖掘/数据聚合/数据采集
这种数据转换需要做好规划工作，费时费力，耗费上千美元，但是这种投资会物有所值，因为头疼的工作已经变成了别人的工作，而不是你的工作，他们将负责完成此项工作。
手动转换由于需要手动将一个电子病历中的数据复制到另一个电子病历中，所以更为繁琐，除了这点，基本上与上述纸质病历向电子病历转换过程相同。另外，如果先前使用的电子病历并没有充分利用，或者医院处于发展初期的话，并不适合手动转换。使用过于迟缓、老掉牙的方法迈进二十一世纪，实在是可笑之极
